10 เคล็ดลับในการปรับปรุงประสิทธิภาพธุรกิจ | บล็อกแผน (2024)

10 เคล็ดลับในการปรับปรุงประสิทธิภาพธุรกิจ | บล็อกแผน (1)บริษัทของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นเพียงพอ แต่คุณรู้ว่าสิ่งต่าง ๆ จะดีกว่านี้ ในบางครั้ง โปรเจกต์หยุดไปสองสามวันนานเกินไป หรือการประชุมที่เคยรู้สึกว่ามีประสิทธิผลและมีประโยชน์ดูเหมือนจะยืดเยื้อนานหลายชั่วโมง มันให้ความรู้สึกเหมือนล้อหมุนอยู่ในโคลน และยากที่จะเรียกมันกลับมาได้

คุณจะแก้ไขปัญหาประเภทนี้ได้อย่างไร? โดยมุ่งเน้นที่การปรับปรุงประสิทธิภาพของธุรกิจของคุณ ฉันขอคำแนะนำจากสมาชิกของ Young Entrepreneur Council เกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาทำให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขามีประสิทธิผลมากขึ้น

ดูสิ่งนี้ด้วย:10 เครื่องมือที่คุณสามารถใช้ได้ทันทีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

1. ทำทุกอย่างที่คุณทำได้โดยอัตโนมัติ

ไม่ว่าจะเป็นการส่งต้นขั้วการจ่ายเงินให้พนักงานหรือส่งใบเสร็จรับเงินให้กับผู้ขาย ทำทุกอย่างที่คุณทำได้โดยอัตโนมัติ “ระบบอัตโนมัติสำหรับธุรกิจไม่ได้เป็นเพียงสิ่งฟุ่มเฟือย มันเป็นสิ่งจำเป็นในสภาพแวดล้อมการแข่งขันในปัจจุบัน” Sathvik Tantry จากแบบฟอร์มสวิฟท์“การทำงานซ้ำซากจำเจเป็นอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาพนักงานของคุณ และช่วยให้พวกเขาทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นซึ่งต้องใช้ความคิดเชิงวิพากษ์หรือสัมผัสของมนุษย์”

Sathvik เสริมว่า แม้ว่าการใช้กระบวนการอัตโนมัติในช่วงแรกอาจมีราคาแพงกว่า แต่ในระยะยาวจะช่วยลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ

2. กระตุ้นให้พนักงานของคุณสนทนาแบบเห็นหน้ากัน

แม้ว่าการส่งอีเมลหรือข้อความแชทสั้นๆ ถึงเพื่อนร่วมงานอาจดูเหมือนเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าในการได้รับคำตอบ แต่บ่อยครั้งก็อาจให้ผลตรงกันข้าม เนื่องจากการกลับไปกลับมาในครั้งต่อไปอาจใช้เวลานานกว่าการเผชิญหน้ากันอย่างรวดเร็ว . “Skype, Google Chat และเครื่องมือสื่อสารออนไลน์อื่นๆ มีประโยชน์เสมอเมื่อพยายามส่งข้อความด่วนถึงเพื่อนร่วมงานของคุณ” Miles Jennings จากนายหน้า“อย่างไรก็ตาม การมีปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากันจะช่วยเร่งกระบวนการแก้ปัญหา ตอบคำถาม หรือทำให้สิ่งที่สำคัญกระจ่างขึ้นได้อย่างแท้จริง”

คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าพนักงานของคุณสร้างสมดุลของทั้งสองอย่างเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด “การกระตุ้นให้พนักงานพูดคุยกันอย่างเปิดเผยเมื่อพวกเขาต้องการจะสร้างกระแสข้อมูลที่สม่ำเสมอ” Miles กล่าว

แม้ว่าการแชทและอีเมลจะมีความสำคัญ แต่การทำให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณสะดวกที่จะสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน จะทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ และปัญหาที่สามารถแก้ไขได้ด้วยการแชทแบบเห็นหน้ากัน 5 นาที จะไม่สิ้นสุดเป็นเธรดอีเมลยาว 20 ข้อความ

3.จำกัด การขัดจังหวะ

ประชุมพนักงานเวลา 9.00 น. ประชุมแผนกเวลา 11.00 น. รับประทานอาหารกลางวันตอนเที่ยง—หากพนักงานของคุณมีปัญหาในการทำงานให้เสร็จอย่างมีประสิทธิภาพ อาจเป็นผลมาจากการหยุดชะงักอย่างต่อเนื่อง “เราพยายามกำหนดเวลาการประชุมหลายครั้งในวันเดียวกัน แทนที่จะกระจายไปตลอดทั้งสัปดาห์ และเราปิดกั้นเวลาในปฏิทินของเราสำหรับการทำงานอย่างแข็งขัน” อเล็กซานเดอร์ มัวร์ จากบูมเมอแรง.การกั้นเวลาเพื่อให้งานไม่หยุดชะงักอาจช่วยให้พนักงานของคุณมีสมาธิดีขึ้น และผลที่ตามมาคือทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แต่การประชุมไม่ได้เป็นเพียงสิ่งเดียวที่ทำให้เสียสมาธิ การแจ้งเตือนทางอีเมล ข้อความแชทป๊อปอัพ และการแจ้งเตือนจากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการภายในองค์กรของคุณ ทั้งหมดนี้สามารถทำหน้าที่เป็นสิ่งรบกวนสมาธิที่ขัดจังหวะการทำงาน “โดยทั่วไปแล้ว จะใช้เวลาประมาณหนึ่งนาทีในการกลับมาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพหลังจากการหยุดชะงัก” Alexander กล่าว “ด้วยเหตุผลดังกล่าว เราจึงใช้เครื่องมือเช่นกล่องจดหมายหยุดชั่วคราวเพื่อลดการแจ้งเตือนทางอีเมล” มีมากมายเครื่องมือและแอพที่จะทำให้งานของคุณปราศจากสิ่งรบกวนซึ่งอาจช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4. จัดการประชุมบริษัททุกวัน 10 นาที

แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วการประชุมจะถือว่าเป็นสิ่งจำเป็น แต่ก็สามารถดำเนินต่อไปได้จนถึงจุดที่กินไม่ลงในวันทำงาน เดวิด ซิคคาเรลลี แห่งวอยซ์ดอทคอมแนะนำการประชุมที่สั้นลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งครอบคลุมพื้นฐานต่างๆ ภายใน 10 นาที

“ในแต่ละวัน เรารวมตัวกันเป็นบริษัทเพื่อประชุม 10 นาทีที่เรียกว่า Daily Hiddle” เขากล่าว “การประชุมทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลที่ช่วยให้ทุกคนอยู่ในวง รวมทั้งบทสรุปของตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักของเรา การเฉลิมฉลองความสำเร็จ และการระบุโอกาสในการปรับปรุง”

ไม่เพียงแต่เป็นวิธีที่ดีในการทำให้พนักงานทุกคนตามทันการพัฒนาใหม่ๆ ภายในบริษัท การรักษาการประชุมให้สั้นและราบรื่นทำให้กระบวนการประชุมคล่องตัว และลดเวลาที่เสียไป “กระบวนการนี้ช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากการประชุมที่ไม่จำเป็นจะหมดไป” David กล่าว

5. “งานเดียว” เพื่อให้เสร็จมากขึ้น

เราทุกคนคิดว่าเราทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้อย่างยอดเยี่ยม ขณะนี้ฉันมีแท็บ 11 แท็บที่เปิดอยู่บนแล็ปท็อปของฉัน และนั่นเป็นตัวเลขที่ไม่แน่นอนเมื่อเทียบกับบางวัน แต่ก็คิดอย่างนั้นในขณะที่ผู้คนสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ แต่พวกเขาไม่จำเป็นต้องมีประสิทธิผลมากขึ้นดังนั้น นี่คือที่มาของแนวคิดเรื่อง "งานเดี่ยว" (หรือเน้นงานเดียวจนกว่าจะเสร็จ)

Laura Roeder จากพบกับเอ็ดการ์

เธออธิบายต่อไปว่า “'การทำงานเดี่ยว' ช่วยให้คุณทำงานเสร็จเร็วขึ้นโดยไม่ปล่อยให้โปรเจ็กต์เน่าเปื่อยเมื่อใกล้จะเสร็จสมบูรณ์ เป็นเรื่องง่ายที่จะรู้สึกว่ามีประสิทธิผลอย่างผิดๆ เมื่อคุณมี 10 โปรเจกต์ที่กำลังดำเนินอยู่ แต่จริงๆ แล้วไม่มีอะไรออกสู่โลกกว้างเลย”

การมุ่งเน้นไปที่ "งานเดี่ยว" จนกว่าโปรเจ็กต์จะเสร็จสมบูรณ์จะช่วยให้คุณดำเนินการได้จริง แทนที่จะทำโปรเจกต์ต่างๆ มากมายจนไม่มีอะไรเสร็จเลย

ดูสิ่งนี้ด้วย:10 เคล็ดลับการบริหารเวลา

6. ท้อ “ขอเวลาสักครู่” การประชุม

“การใช้เวลาและพลังงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพมากที่สุดอย่างหนึ่งคือการประชุม 'got a minutes?' บ่อยครั้ง” คริสโตเฟอร์ โจนส์แห่งแค่นั้นแหละ.“การประชุมเหล่านี้เป็นการประชุมที่ไม่ได้กำหนดเวลาไว้และมักจะเบี่ยงเบนความสนใจจากประสิทธิภาพการทำงาน”

เหตุใดการประชุมเหล่านี้จึงส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพของสำนักงาน “ความจริงก็คือแทบจะไม่มีอะไรสำคัญที่จะสำเร็จได้ในหนึ่งนาที ซึ่งหมายความว่าหนึ่งนาทีจะกลายเป็น 15 นาทีหรือนานกว่านั้น และจบลงด้วยการจัดการเวลาที่ไร้ประสิทธิภาพอย่างมาก” คริสโตเฟอร์กล่าว

ให้ลองจัดกำหนดการประชุมอย่างรวดเร็วตามช่วงเวลาที่กำหนด และยึดติดกับหัวข้อที่คุณต้องการพูดคุยแทน แม้แต่อีเมลง่ายๆ ที่ถามว่า “เราประชุมกัน 10 นาทีเวลา 15.00 น. เพื่อหารือเกี่ยวกับความสำเร็จของโครงการ X ได้ไหม” บรรลุเป้าหมายในการทำให้การประชุมสั้น กำหนดเวลา และเห็นหน้ากัน

7. ยึดติดกับกระบวนการที่กำหนดไว้

หากคุณมีโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ การพยายามเร่งความเร็วอาจส่งผลให้เกิดการตัดมุม “ยึดตามกระบวนการที่กำหนดไว้” แองเจลา ฮาร์เลส แห่งกายกรรมมด“หากเราพยายามลดขั้นตอนเพื่อเร่งกระบวนการ อาจมีบางอย่างพลาดไป ซึ่งต้องแก้ไขในภายหลังและเสียเงินและเวลา สิ่งต่าง ๆ จะราบรื่นมากขึ้นหากเรายึดมั่นในกระบวนการที่เราเริ่มต้น”

หมายความว่าไม่เคยเปลี่ยนอะไรหรือไม่? ไม่แน่นอน—นั่นอาจทำให้คำแนะนำก่อนหน้านี้ส่วนใหญ่ของเราไร้ประโยชน์! แต่หากคุณกำลังจะเปลี่ยนกระบวนการ จงทำอย่างตั้งใจ ไม่ใช่แค่ตั้งใจหรือเพราะคุณทำงานช้ากว่ากำหนด “กระบวนการสามารถเปลี่ยนแปลงได้ แต่ควรเปลี่ยนแปลงอย่างตั้งใจและมีการสื่อสารกับทีมงานทั้งหมดหลังจากที่การเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นได้รับการอนุมัติ” Angela กล่าว

8. ใช้ซอฟต์แวร์จัดการงาน

“อีเมลไม่ใช่วิธีการสื่อสารหรือการทำงานร่วมกันในทีมในอุดมคติ” Dave Nevogt จากพนักงานฮับ.“เราใช้ซอฟต์แวร์จัดการงานเช่นเทรลโลเพื่อให้การสื่อสารและความก้าวหน้าในการทำงานของเรารวมอยู่ในที่เดียว”

ซอฟต์แวร์การจัดการงานสำหรับทีมที่กำหนดสามารถช่วยให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ติดตามความคืบหน้า และทำงานต่อไปได้ “มันช่วยทุกคนประหยัดเวลาที่ต้องกลับไปกลับมาบนอีเมล และยังช่วยให้เราติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น” David กล่าว ที่ Palo Alto Software เราเห็นด้วย—และเราก็เป็นแฟนตัวยงของ Trello ด้วยเช่นกัน

9. ส่งเสริมวัฒนธรรมของการสื่อสารแบบเปิด

เช่นเดียวกับเคล็ดลับข้อที่สอง กระตุ้นให้พนักงานของคุณสื่อสารอย่างเปิดเผย แต่นั่นนอกเหนือไปจากแนวคิดในการสื่อสารแบบเห็นหน้ากันเพื่อแก้ปัญหา พนักงานของคุณรู้สึกสบายใจที่จะแจ้งข้อกังวลหรือแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการดำเนินงานของบริษัทของคุณหรือไม่?

Raymond Kishk จากเครื่องปรับอากาศและเครื่องทำความร้อนระหว่างรัฐ“วิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงประสิทธิภาพของธุรกิจคือการส่งเสริมความคิดเห็น แนวคิด และการสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ”

คุณไม่สามารถไปที่ใดก็ได้ในคราวเดียว และคุณจะไม่เห็นทุกสิ่ง พนักงานของคุณอาจมองเห็นพื้นที่ในบริษัทของคุณที่สามารถทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือกระบวนการที่สามารถปรับปรุงได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้สึกสบายใจที่จะแสดงความคิดเห็นและเสนอคำติชม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องของการปรับปรุงประสิทธิภาพ “การส่งเสริมให้เพื่อนร่วมงานเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ จะส่งผลให้ทีมมีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพมากขึ้น” Raymond กล่าว

10. รู้ว่าเมื่อใดควรหยุด

แม้ว่าสิ่งสำคัญคือต้องแก้ไขข้อผิดพลาดให้ได้มากที่สุดเพื่อช่วยให้บริษัทของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณยังต้องรู้ว่าควรวาดเส้นตรงไหน ไม่ใช่ว่าทุกกระบวนการจะทำหรือควรจะทำให้เป็นอัตโนมัติได้ เช่นเดียวกับไม่ใช่ทุกการประชุมที่จะสิ้นสุดตามเวลาที่กำหนด

“ประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ต้องสงสัยเลย” Neill Feather จากSiteLock, LLC.“แต่สำหรับสตาร์ทอัพและผู้ประกอบการ การให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพมากเกินไปอาจทำให้หันเหความสนใจจากสิ่งที่สำคัญจริงๆ สำหรับธุรกิจของเรา นั่นคือการเติบโต”

นีลมีประสบการณ์นี้กับธุรกิจของเขาเอง: “ที่ SiteLock เรามุ่งเน้นที่ประสิทธิภาพในพื้นที่สำคัญ: การใช้ฮาร์ดแวร์ ข้อตกลงระดับการบริการ ฯลฯ แต่เราเตือนตัวเองเสมอว่าเป้าหมายที่สำคัญที่สุดของเราคือการเติบโต ซึ่งรวมถึงการบริการลูกค้า ผลิตภัณฑ์ที่นำเสนอ และความแข็งแกร่งของแบรนด์”

การมุ่งมั่นเพื่อประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ แต่อย่าให้เป้าหมายในการดำเนินธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมากกว่ามาบดบังเป้าหมายอื่นๆ ผ่านการลองผิดลองถูก และรับคำติชมจากพนักงานของคุณตลอดกระบวนการ คุณจะสามารถตรวจสอบว่าอะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผล และปรับปรุงประสิทธิภาพของธุรกิจของคุณ ในขณะเดียวกันก็เติบโตและเสริมความแข็งแกร่งให้กับธุรกิจของคุณ

10 เคล็ดลับในการปรับปรุงประสิทธิภาพธุรกิจ | บล็อกแผน (2)

บรีอาน่า มอร์เกน

Briana เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาและการตลาดดิจิทัล บรรณาธิการ และนักเขียน เธอชอบพูดคุยเรื่องธุรกิจ การตลาด และโซเชียลมีเดีย และเป็นแฟนตัวยงของ Oxford comma Bri อาศัยอยู่ในพอร์ตแลนด์ รัฐโอเรกอน และสามารถพบได้ไม่บ่อยนักบนทวิตเตอร์.

10 เคล็ดลับในการปรับปรุงประสิทธิภาพธุรกิจ | บล็อกแผน (2024)

References

Top Articles
Latest Posts
Article information

Author: Patricia Veum II

Last Updated:

Views: 6350

Rating: 4.3 / 5 (64 voted)

Reviews: 87% of readers found this page helpful

Author information

Name: Patricia Veum II

Birthday: 1994-12-16

Address: 2064 Little Summit, Goldieton, MS 97651-0862

Phone: +6873952696715

Job: Principal Officer

Hobby: Rafting, Cabaret, Candle making, Jigsaw puzzles, Inline skating, Magic, Graffiti

Introduction: My name is Patricia Veum II, I am a vast, combative, smiling, famous, inexpensive, zealous, sparkling person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.